Bij de uitvoering van de gemeentelijke taken moet de gemeente volgens wettelijke richtlijnen handelen (denk aan Gemeentewet, BBV). Hierbij gaat het om de rechtmatigheid van beheershandelingen die tot financiële transacties leiden. Door een (beoogde) wetswijziging is het college vanaf 2021 verantwoordelijk voor het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Het is nog niet zeker of de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording van het college aan de raad ingaat in 2021. Er is sprake van dat de invoering verschuift naar 2022. Wij stellen voor uit te gaan van invoering in 2021. Als blijkt dat invoeringsjaar toch 2022 wordt, dan zetten wij het in een plan van aanpak beschreven proces door als pilot en zijn wij vroegtijdig klaar voor de invoering.
De wijziging in de verantwoordelijkheden ten aanzien van rechtmatigheid betekent niet dat er minder rechtmatigheidscontroles moeten worden uitgevoerd, maar dat het college deze zelfstandig/intern moet inrichten, uitvoeren, controleren en rapporteren. Op basis van deze rapportages kan het college een rechtmatigheidsverklaring afgeven waarmee zij aangeeft op het gebied van rechtmatigheid “in control” te zijn. De accountant toets die werkzaamheden vervolgens, om te kunnen controleren en verklaren dat de rechtmatigheidsverklaring van het college een getrouw beeld geeft.
Kaderstellende beleidsnota’s
- BBV voorschriften
- Financiële verordening 2021
Wat willen wij bereiken
Goede procesbeschrijvingen zijn de basis voor een professionele Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO-IC). We willen onze interne processen verder optimaliseren. Tijdens de accountantscontrole van de jaarrekening stelt de accountant vervolgens vast of de tot stand gekomen baten en lasten en balansmutaties in de rekening in overeenstemming zijn met de begroting en de van toepassing zijnde (nieuwe) wettelijke regelingen (o.a. gemeentelijke verordeningen, waaronder de financiële verordening).
Wat willen wij ervoor doen
In een plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording worden de doelstelling, de rollen en verantwoordelijkheden, het wettelijk kader, de vereiste stappen om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording van het college en de planning aangegeven. Basis voor de opzet van de interne controle is een risicoanalyse van de verschillende processen. Op basis van deze analyse en de budgetomvang bepalen we welke processen jaarlijks, driejaarlijks dan wel éénmaal in de vijf jaar gecontroleerd moeten worden. Voor de accountant is de kwaliteit van de verbijzonderde interne controle bepalend voor de noodzakelijke breedte en diepgang van zijn controle. Hoe hoger de kwaliteit van de verbijzonderde interne controle door de organisatie, hoe minder controlewerkzaamheden de accountant hoeft uit te voeren. De jaarlijkse interim controle van de accountant is specifiek gericht op de kwaliteit van de Administratieve Organisatie en de verbijzonderde interne controle. Het Controleprotocol met nadere aanwijzingen voor de accountantscontrole op de jaarrekening leggen we, tezamen met het normenkader, ter besluitvorming voor aan de raad.
Trends en ontwikkelingen
We richten ons op het professionaliseren van werkprocessen. Op verschillende plaatsen in de organisatie is men bezig met de werkprocessen maar niet allemaal met hetzelfde doel en ook niet op dezelfde manier. Het koppelen van de werkprocessen aan het interne controle plan is erg belangrijk voor het “In Control Statement”. De wens voor een auditteam is een onderwerp wat we meenemen in de organisatieontwikkeling.